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Il Business plan: ecco lo strumento ideale per pianificare le strategie aziendali (II parte)

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Identikit del Project Manager


Il Project Manager, ovvero il capo progetto, ha la responsabilità del progetto, dirige il team, verifica l'andamento delle attività, prende le decisioni ed è il responsabile della comunicazione.

Il Project Manager è un ruolo temporaneo che assume un professionista nel coordinare l’esecuzione di un lavoro e la realizzazione di un prodotto o un servizio nei tempi, nel budget e nel rispetto dei criteri di qualità definiti all’inizio del progetto. Da ciò si capisce che il Project Manager assume una grossa responsabilità nei confronti di chi ha commissionato il lavoro, del team di progetto e di tutti coloro che in un modo o nell’altro possono essere impattati dal progetto stesso.

Il suo ruolo, un tempo prettamente tecnico, oggi è diventato prevalentemente di comunicazione. Un bravo project manager impiega oltre l’80% del suo tempo a comunicare nelle varie forme: relazioni scritte, colloqui interpersonali, riunioni formali, segnalazioni di problemi, assegnazioni di compiti, verifica di risultati, comunicazioni di cortesia, promozione del lavoro del team, sviluppo del team, supporto al personale. La sua principale dote è saper ascoltare, perchè al Project Manager che sa ascoltare non sfugge mai di mano la situazione.

Per ogni progetto deve esistere un unico capo progetto con responsabilità gestionali e capacità decisionali.

Cosa deve fare un buon capo progetto?

- Deve conoscere le aspettative del Committente.
- Deve interessarsi al lavoro svolto dalle risorse di progetto, dato che alle persone piace dimostrare il proprio valore a chi le dirige.
- Deve conoscere esattamente quale è il risultato del progetto più che il modo con cui farlo.
- Deve gestire la comunicazione nell'ambito del team e nei confronti degli Stakeholder.

Gli Stakeholder sono i sostenitori di un progetto, in quanto più o meno influenzati dai risultati ottenuti e dagli obiettivi conseguiti. Fanno parte degli Stakeholder il Project Manager, il team di sviluppo, i clienti/committenti, i fornitori, gli sponsor, ecc. E' importante che il Project Manager identifichi tutti gli Stakeholder collegati al progetto e ne determini i relativi bisogni ed attese. Infatti la gestione degli Stakeholder può essere difficoltosa in quanto essi spesso presentano differenti aspettative che possono entrare in conflitto tra loro. Una errata valutazione degli Stakeholder può comportare una serie di problemi che alla lunga possono invalidare il risultato finale.

Il compito di un Project Manager è definire il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi di progetto, pianificarlo, assegnarlo alle risorse ottenute e controllarne i risultati. Egli deve avvalersi del lavoro del team di progetto, del supporto diretto del committente per gestire i problemi, le richieste di modifiche in corso d’opera, i rischi che intravede nel corso del progetto ed il livello di qualità del prodotto.

Ecco che con il lavoro per funzioni verticali ogni reparto svolge le sue attività con le proprie maestranze ed in maniera indipendente, con l’approccio per progetti, il project manager è autorizzato a muoversi orizzontalmente nella struttura aziendale utilizzando professionalità e strumenti di qualsiasi reparto, per raggiungere bene e presto i suoi obiettivi di progetto.
In pratica il Project Manager, pur avendo un’autorità temporanea e limitata, agisce come una piccola azienda nell’azienda, dove il suo core business è il raggiungimento del fine del progetto.
Ovviamente questa visione, in alcuni ambienti, viene ostacolata perché una simile organizzazione richiede molta flessibilità nella gestione delle risorse ed un adeguato livello di delega al Project Manager.

Quali sono le qualità che deve avere un project manager?

- Leadership
- Visione d'insieme
- Capacità decisionale
- Capacità di comunicare
- Capacità di motivare e coinvolgere
- Capacità di mediazione
- Apertura verso le nuove idee e flessibilità ai cambiamenti
- Capacità di sviluppare il team e le potenzialità dei singoli
- Capacità di delegare
- Competenza e capacità tecniche

 

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