La gestione di dati e informazioni come fattore competitivo: un caso aziendale


Uno dei maggiori problemi per un’azienda è come gestire le informazioni in modo efficiente: dove archiviarle, come rintracciarle, capirne la validità, capire chi le ha prodotte, evitare di produrre troppa carta.

In una qualunque organizzazione, anche piccola, sono migliaia i documenti che ogni anno vengono creati, archiviati, cercati, modificati.

Il caso della società Laser

La società Laser è un'azienda di informatica e servizi che ha sviluppato delle soluzioni specifiche (QgedWeb) realizzate attraverso un ambiente web per rendere più efficiente la gestione dei documenti. QgedWeb si adatta all’organizzazione dell’azienda senza imporre sconvolgimenti alle procedure già consolidate, mettendo a disposizione numerose funzioni per una gestione razionale dei documenti.

Pertanto non ci si preoccupa più di dove e come salvare/archiviare i documenti, perché è possibile ragionare per funzione e progetto, continuando ad utilizzare gli stessi strumenti di oggi (shell Office: word, excel, power point, project), continuando ad utilizzare i template di oggi (moduli d’ordine, carta intestata…) oppure creandone autonomamente di nuovi.
Tramite funzioni specifiche, QgedWeb ricorda quali documenti devono essere gestiti e da chi.

Basta un accesso ad Internet e chiunque sia stato autorizzato può accedere a QgedWeb con accesso ai documenti in base alle proprie autorizzazioni (creazione, visualizzazione, modifica, nuova versione….), perché con QgedWeb i documenti sono gestibili da ogni dove via browser:

Un esempio di successo

Un’interessante case history è quello della Nomos Sistema società che nasce nel 1974 come Azienda privata volta allo sviluppo e consulenza software su progetti per il mercato Finance; a seguito di un fisiologico periodo di assestamento in cui la società ha dovuto consolidare le proprie conoscenze tecnico / commerciali sul mercato, è divenuta, a partire da metà degli Anni 80, una delle Società leader nell’automazione del settore Assicurativo, soprattutto con il prodotto LIFE, adottato da decine di compagnie italiane per la raccolta premi del Ramo Vita.

Dopo una serie di acquisizioni con primarie società IT internazionali (Olivetti, Wang, Getronics), nell'aprile del 2004 l’Azienda è stata acquisita dal Gruppo Accenture, con la mission di consolidare la propria posizione nel mercato finance ed anche di estendere il proprio mercato di riferimento in altri settori, sfruttando le nuove sinergie con la Capogruppo.

Molta pertanto è la documentazione gestita da Nomos Sistema. Da quando utilizza QgedWeb ha risolto numerosi problemi. Adesso tutti gli utenti di QgedWeb sanno trovare facilmente i documenti, capire se è l’ultima versione prodotta, se il documento può essere spedito (effettuando direttamente da QgedWeb la spedizione in pdf o word via posta elettronica), tutti usano documenti con lo stesso layout, è stato ridotto quasi totalmente l’uso della carta, il controllo sui documenti è garantito fino all’emissione finale. Inoltre, Nomos Sistema azienda certificata ISO 9001-2000 è riuscita grazie a QgedWeb a rispettare in modo ottimale i processi della qualità.


Per avere informazioni scrivere a: info@frontpoint.it