La gestione di
dati e informazioni come fattore competitivo: un
caso aziendale
Uno dei maggiori problemi per un’azienda è come gestire
le informazioni in modo efficiente: dove archiviarle, come rintracciarle,
capirne la validità, capire chi le ha prodotte, evitare di
produrre troppa carta.
In una qualunque organizzazione, anche piccola, sono migliaia i documenti
che ogni anno vengono creati, archiviati, cercati, modificati.
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Quanto tempo passiamo a cercare
documenti archiviati?
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Quante volte è stata ritardata
la consegna di un documento perché la persona giusta non
era in sede al momento giusto?
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Quanti standard diversi di documenti
escono dall’azienda?
Il caso della società Laser
La società Laser è un'azienda di informatica e servizi
che ha sviluppato delle soluzioni specifiche (QgedWeb) realizzate
attraverso un ambiente web per rendere più efficiente la gestione
dei documenti. QgedWeb si adatta all’organizzazione dell’azienda
senza imporre sconvolgimenti alle procedure già consolidate,
mettendo a disposizione numerose funzioni per una gestione razionale
dei documenti.
Pertanto non ci si preoccupa più di dove e come salvare/archiviare
i documenti, perché è possibile ragionare per funzione
e progetto, continuando ad utilizzare gli stessi strumenti di oggi
(shell Office: word, excel, power point, project), continuando ad
utilizzare i template di oggi (moduli d’ordine, carta intestata…)
oppure creandone autonomamente di nuovi.
Tramite funzioni specifiche, QgedWeb ricorda quali documenti devono
essere gestiti e da chi.
Basta un accesso ad Internet e chiunque sia stato autorizzato può
accedere a QgedWeb con accesso ai documenti in base alle proprie autorizzazioni
(creazione, visualizzazione, modifica, nuova versione….), perché
con QgedWeb i documenti sono gestibili da ogni dove via browser:
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da luoghi di lavoro occasionali (casa, hotel)
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da gruppi di lavoro distribuiti
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da sedi distaccate (multi-sede)
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dagli agenti di vendita e dai tecnici ovunque si
trovino
con la possibilità di scaricare in locale il documento e
riallineare automaticamente il data base al primo collegamento.
Un esempio di successo
Un’interessante case history è quello della Nomos Sistema
società che nasce nel 1974 come Azienda privata volta allo sviluppo
e consulenza software su progetti per il mercato Finance; a seguito
di un fisiologico periodo di assestamento in cui la società ha
dovuto consolidare le proprie conoscenze tecnico / commerciali sul mercato,
è divenuta, a partire da metà degli Anni 80, una delle
Società leader nell’automazione del settore Assicurativo,
soprattutto con il prodotto LIFE, adottato da decine di compagnie italiane
per la raccolta premi del Ramo Vita.
Dopo una serie di acquisizioni con primarie società IT internazionali
(Olivetti, Wang, Getronics), nell'aprile del 2004 l’Azienda è
stata acquisita dal Gruppo Accenture, con la mission di consolidare
la propria posizione nel mercato finance ed anche di estendere il proprio
mercato di riferimento in altri settori, sfruttando le nuove sinergie
con la Capogruppo.
Molta pertanto è la documentazione gestita da Nomos Sistema.
Da quando utilizza QgedWeb ha risolto numerosi problemi. Adesso tutti
gli utenti di QgedWeb sanno trovare facilmente i documenti, capire se
è l’ultima versione prodotta, se il documento può
essere spedito (effettuando direttamente da QgedWeb la spedizione in
pdf o word via posta elettronica), tutti usano documenti con lo stesso
layout, è stato ridotto quasi totalmente l’uso della carta,
il controllo sui documenti è garantito fino all’emissione
finale. Inoltre, Nomos Sistema azienda certificata ISO 9001-2000 è
riuscita grazie a QgedWeb a rispettare in modo ottimale i processi della
qualità.
Per avere informazioni scrivere a: info@frontpoint.it
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