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La metodologia del Project Management

La dinamicità del mercato, l’aumento della complessità dei prodotti e dei servizi, la necessità di competenze interfunzionali e la diminuzione dei margini di tempo e costo sono lo scenario in cui operano le aziende al giorno d’oggi.

All'interno di un'organizzazione si definisce progetto l’insieme delle attività finalizzate al raggiungimento di precisi obiettivi e requisiti, rispettando prefissati vincoli di tempo e di risorse. Normalmente ad un progetto collaborano più persone, con la conseguente necessità di coordinamento e di strumenti organizzativi. La metodologia del Project Management fornisce concrete soluzioni e strumenti operativi per garantire la gestione ottimale di tutti questi elementi.

Le problematiche di complessità e di tempi ristretti sono comuni ai progetti più che alle dimensioni dell'azienda ed ai settori in cui essa opera. Pertanto la gestione dei progetti non è prerogativa della grande impresa, ma interessa tutte le organizzazioni.

Il progetto

Un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso per sviluppare un prodotto od un servizio unico. Esso è temporaneo nel senso che deve essere ben collocato nel tempo, con precise date di inizio e fine. Ciò non implica che un progetto debba essere necessariamente breve nella sua durata, anzi un progetto può durare anche alcuni anni. Inoltre temporaneo non significa che il prodotto od il servizio che risulta da un progetto sia limitato nel tempo. La maggior parte dei progetti comprende sforzi per realizzare un risultato che abbia una lunga durata nel tempo, come, per esempio, la costruzione di un edificio.

Un altro aspetto fondamentale è rappresentato dal fatto che il risultato ottenuto da ciascun progetto deve essere unico, ovvero differente da tutti gli altri prodotti o servizi simili. Questo implica che un progetto è sempre caratterizzato da aspetti di innovazione, data l’unicità del risultato atteso.

L’unicità di questo risultato implica che le caratteristiche del prodotto o servizio generato debbano essere progressivamente definite con attenzione, al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi finali. Ciò comporta una pianificazione con un diverso grado di dettaglio delle singole attività. Nel caso dello sviluppo di un prodotto od un servizio innovativo, la pianificazione risulta essere più difficoltosa, dato che l’obiettivo finale è definito nel corso del progetto stesso.

In genere un progetto è spesso caratterizzato dall’incertezza, essa è alla base di ogni grande progetto: maggiore è l’incertezza, maggiore è il rischio di fallire, ma anche maggiori sono i benefici in caso di successo. Inoltre ogni progetto è soggetto ad alcuni vincoli, esprimibili in termini di tempo e di costi. Il vincolo di costo dipende sia dalle risorse che si possono assegnare, sia dai costi che è necessario sostenere per acquistare i materiali, le attrezzature ed eventuali servizi. Il vincolo di tempo dipende dalle scadenze imposte dalle date previste per il raggiungimento dei risultati intermedi e, soprattutto, dalla data di chiusura del progetto.

Ad ogni progetto viene assegnato un unico Project Manager, ovvero un responsabile della gestione del progetto. Il Project Manager, insieme al team di sviluppo, ai clienti, ai fornitori ed agli sponsor, fa parte degli Stakeholder del progetto, in quanto direttamente coinvolto in esso e più o meno influenzato dai risultati ottenuti e dagli obiettivi conseguiti.

Nel prossimo numero della newsletter verrà approfondita meglio la figura del Project Manager.

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