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Una check list per negoziare in team

Francesca, Direttore Commerciale di un’impresa che opera nel settore degli imballaggi speciali, deve incontrare i rappresentanti di un’importante azienda alimentare. Oggetto della riunione sarà una prima fornitura di un nuovo tipo di contenitore brevettato, sul quale sono state investite molte risorse in fase di sviluppo. L’impresa cliente è di grandi dimensioni ed ha un nome noto a livello internazionale. Francesca sa che il risultato di questa trattativa potrebbe essere determinante per il futuro della sua azienda. Potrebbe affrontare la trattativa da sola, ma la tentazione di presentarsi all’incontro insieme ad alcuni suoi collaboratori è forte.

E’ meglio affrontare la negoziazione da soli o in gruppo?

Negoziare in team permette di conseguire diversi vantaggi. L’esperienza di Bridge Partners nello studio delle situazioni negoziali indica che la presenza di almeno un team al tavolo di negoziazione porta significativi miglioramenti nella qualità degli accordi per entrambe le parti. Il gruppo infatti stimola la discussione e favorisce un maggiore scambio di informazioni rispetto alla negoziazione tra singoli, specialmente nella fase del confronto, quando le parti cercano di comprendere i loro reciproci interessi e le priorità. Inoltre, l’osservazione di situazioni negoziali suggerisce che i negoziatori avvertono un minor livello di pressione psicologica quando partecipano in gruppo. Il team contribuisce quindi a creare un senso di maggiore sicurezza in coloro che ne fanno parte.

Quanto incide la preparazione

Per creare l’ambiente adatto al lavoro in team è necessario un accurato lavoro di preparazione, coordinamento e negoziazione interna prima ancora di incontrare i propri interlocutori. A titolo indicativo, in preparazione di una negoziazione importante, Bridge Partners stima che il tempo dedicato alla preparazione debba essere almeno il doppio rispetto al tempo impegnato nella negoziazione stessa. Un incontro di preparazione di un team dovrebbe affrontare alcuni aspetti principali: una discussione approfondita dei contenuti della negoziazione, un piano d’azione per affrontare le diverse fasi del processo di negoziazione, una valutazione delle capacità dei membri del team e un’assegnazione dei ruoli.

Una check list per il team negoziale

Di seguito riportiamo una check list utile per guidare il processo di preparazione del team.

a. Analisi dei contenuti della negoziazione

In questa fase occorre che i membri del team concordino sugli argomenti della negoziazione, al fine di garantire la massima coerenza al proprio interno. Ecco alcuni suggerimenti pratici:

- individuare con un esercizio di brainstorming gli argomenti da discutere durante la negoziazione

- assegnare delle priorità ai vari argomenti

- stabilire i limiti entro i quali si è disposti a negoziare

- analizzare le posizioni dei propri interlocutori

- anticipare i probabili argomenti che vorranno mettere sul tavolo

- ipotizzare le loro priorità

- predisporre un elenco delle informazioni attualmente non disponibili e che potranno essere raccolte durante la negoziazione

b. Definizione della strategia di negoziazione

Nella fase di definizione della strategia, il gruppo deve concordare approcci e comportamenti da adottare nei vari momenti del processo negoziale. Tra gli elementi principali da considerare e sui quali concordare:

- come aprire la trattativa

- come raccogliere informazioni/fare domande

- quando/come formulare proposte

- come rispondere alle proposte ricevute

- se/come fare concessioni

- cosa chiedere in cambio delle concessioni

- come comportarsi in casi di richieste impreviste

- se e come richiedere delle soste o delle sospensioni durante la trattativ

c. Individuazione dei ruoli all’interno del team

Per procedere alla definizione dei ruoli occorre, prima di tutto, valutare le capacità individuali dei membri del team, per poi assegnare compiti specifici. Gli elementi da considerare possono essere i seguenti:

- individuazione delle skills necessari in fase di trattative (capacità di ascolto, capacità di relazione, leadership, ecc.)

- individuazione delle caratteristiche e delle capacità dei membri del team

- assegnazione dei ruoli (leader, addetto alle domande, addetto all’ascolto, ecc.

Una preparazione accurata, che prenda in considerazione tutti questi aspetti, può certamente migliorare l’efficacia del team negoziale, aumentando nel contempo le probabilità di raggiungere accordi di reciproca soddisfazione per tutte le parti interessate.

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